Wie Lean Management KMUs helfen kann und woran es immer noch scheitert
Fragen über Fragen ;-). Keine Sorge.
Wir haben dir alles zum “Lean Management” zusammengefasst und erklären dir warum auch dein Unternehmen von der Idee profitieren wird, insbesondere was die Kundenorientierung und das Einbinden der Kundensicht betrifft.
Lean Management - Kurz und Knackig
Was ist das Ziel von Lean Management, wo und mit welchen Methoden wird es angewandt?
Das Ziel von Lean Management ist die Prozesse zu “verschlanken” und die Verschwendung im Unternehmen zu minimieren. Die Idee wurde erstmals in den 90er Jahren schriftlich festgehalten. In einem Buch mit dem Titel „Die zweite Revolution in der Autoindustrie“ beschrieben die Autoren James P. Womack, Daniel T. Jones und Daniel Roos was sie in der Fertigung bei Toyota erstmals beobachteten. Toyota hatte ein im Hinblick auf Effizienz und Qualität überlegenes Entwicklungs- und Produktionssystem auf die Beine gestellt, das die ganzheitliche Gegenantwort zu Überproduktion und langen Durchlaufzeiten mit vielen Unterbrechungen war. Die Ideen und Methoden hinter diesem System sollten sich in den nächsten Jahren und bis heute weltweit in allen denkbaren Branchen durchsetzen.
In diesem Artikel erklären wir dir genau welche 5 Prinzipien hinter dem Lean Management stehen und geben dir einen Überblick über einige der wichtigsten Methoden die in Lean Unternehmen angewandt werden. Wir weisen dich auch auf einige Stolpersteine hin, an denen die Lean Idee in manchen Unternehmen scheitert und zeigen dir wie du Fehler bei der Implementierung der neuen Strategie vermeidest. Egal ob du in der Startup Welt oder in einem KMU unterwegs bist, die beschriebenen Methoden können in allen Branchen und Unternehmensgrößen erfolgreich sein.
Die 5 Grundprinzipien des Lean Management
Nach Womack und Jones solltest du dich beim Aufsetzen von Lean Prozessen an 5 Kernideen orientieren:
Definiere den Wert deines Angebots für den Kunden
Der Wert deines Produktes oder deiner Dienstleistungen identifiziert sich durch den Preis, den die Kundin bzw. der Kunde bereit ist zu zahlen. Kund:innen gehen dann auf dein Angebot ein, wenn es ihnen einen Mehrwert bietet. Diesen Mehrwert für den Kunden musst du im ersten Schritt des Lean Management identifizieren. Versetze dich in deinen Kunden hinein, versuche seine Bedürfnisse zu verstehen und dein Angebot auf diese zuzuschneiden.
Identifiziere den Wertschöpfungs-Strom
Nachdem du den Wert deines Produktes bestimmt hast, stellst du jetzt anhand der “Wertstromanalyse” fest, welche Prozesse, Personen und Handlungen zur Erstellung des Produktes beitragen. In der Wertstromanalyse deiner Produktionsprozesse bewertest du für alle Prozesse, Ressourcen und Tätigkeiten, ob diese zur tatsächlichen Wertschöpfung beitragen. Um deinen Prozess “Lean” zu gestalten stoppst du dann alles, was nicht direkt zur Wertschöpfungskette des Produktes beiträgt. Was nicht zur Wertschöpfung beiträgt gilt im Lean Management als Verschwendung.
Erzeuge und erhalte einen Workflow
Nachdem klargestellt ist, wo der Wert geschaffen wird, sollte die Konzentration darauf gerichtet werden diese Wertschöpfungsprozesse möglichst flüssig und effizient zu gestalten. Visualisiere dafür den Workflow am besten mit sogenannten Kanban Boards. Hier hältst du alle anstehenden Aufgaben auf einer Pinnwand fest und lässt die Mitarbeiter dann selbständig herauspicken, welche Sie bearbeiten möchten.
Allgemein solltest du in diesem Schritt die verschiedenen am Wertschöpfungsprozess beteiligten Abteilungen so weit wie möglich vernetzen. Hier geht es darum Unternehmens und Abteilungsinterne Engpässe, Blockaden oder Doppelungen abzubauen. Dies kann z.B. durch das Implementieren von Standardisierung in den Arbeitsabläufen gelingen. Wenn die Fertigung harmonisiert und auf den Wertstrom ausgerichtet wird, produziert das Unternehmen flexibler, effizienter und auftragsbezogen.
Setze ein Pull-System auf
Den in vorherigen Schritt erarbeiteten Workflow erhältst du auf Dauer nur mit einem Pull-System. In einem solchen System wird nur dann gearbeitet, wenn auch sicher Bedarf besteht. So werden Ressourcen gespart und Verschwendungen minimiert. Denke wie ein Pizzabäcker, der nur sich erst dann an die Arbeit macht, wenn die Kundin bzw. der Kunde schon bestellt hat und nicht etwa schon im Voraus die Produktion anschmeißt ohne zu wissen wie viel Bedarf tatsächlich besteht.
Das Pull-Prinzip ist somit das Gegenstück zum Push-Prinzip wo die Maschinen immer 100% belastet und einfach so viele Produkte wie möglich erzeugt werden. Mit dem Pull-Prinzip erspart sich das Unternehmen oft auch Lager und Transportkosten, insbesondere bei großen Losgrößen. Man garantiert zudem Liefertreue und entlastet dabei häufig auch noch das Personal in der Fertigung.
Strebe Perfektion an
Kaizen – Das ständige Streben nach Verbesserungen ist ein wesentlicher Bestandteil des Lean Thinking. Obwohl klar ist, dass du und dein Unternehmen nie wirklich Perfektion erreichen könnt, verhindert das Anstreben von kontinuierlicher Fortentwicklung und Verbesserungsprozessen Stillstand. Das ist wichtig, denn oft bedeuted Stillstand auch gleich Rückschritt.
Die Mitarbeiter selbst haben den besten Überblick über ihr Arbeitsumfeld. Rege Sie dazu an immer wieder Ideen einzubringen, sich selbst zu hinterfragen und messbare Verbesserungspotenziale aufzudecken. Ein einmalig aufgesetzter Lean Prozesse ist nicht statisch und auch nie fehlerfrei. Auf allen Ebenen können Probleme auftauchen. Deshalb ist es wichtig, dass alle am Workflow Beteiligten ständig auf der Suche nach Fehlern und Potenzialen sind.
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Für welche Unternehmen sind Lean-Management-Methoden geeignet?
Wie erwähnt wurde Lean Management Philosophie erstmals in den Wertschöpfungsketten von Toyota eingeführt. Das erklärt übrigens auch die vielen Japanischen Namen bei den Methoden. Die Automobilindustrie oder breiter die gesamte Logistik und Produktionsmanagement Branche setzten also als Erstes auf die Lean Methoden und die Minimierung von Verschwendung. Die Idee breitete sich dann allerdings schnell über viele Bereiche und in alle Länder aus, insbesondere getrieben von dem Wunsch nach stärkerer Wettbewerbsfähigkeit.
Im ganzen Unternehmen ist Lean-Denken von Vorteil. Die Methoden werden unter anderem beispielsweise im Prozess- und Qualitätsmanagement oder im Projektmanagement verwendet. Egal wie groß das Unternehmen, ob DAX, KMU oder Startup, überall gibt es Zeitfresser und Verschwendung, die abgebaut werden kann ohne den Wert des Endproduktes zu verringern. Wenn du vor allem mehr über Lean Management zur Anwendung auf Kundenbedürfnisse (nicht nur) in Startups wissen willst, könnte dich vielleicht unser Artikel zum Lean Startup interessieren.
Das Lean Denken lässt sich auf Unternehmen und Institutionen aller denkbaren Branchen übertragen. Sogar Krankenhäuser versuchen zunehmend als “Lean Hospital” Prozesse zu verschlanken und Verschwendung zu vermeiden.In anderen Branchen werden die Ideen beispielsweise als Lean Engineering, Lean Construction, Lean Selling, Lean Mining, Lean Administration, Lean Healthcare, Lean Office, Lean Government, Lean Medicine, oder Lean Laboratory umgesetzt und damit wird alles Unnötige um die Kern-Wertschöpfung eliminiert.
Diese Methoden gibt es im Lean Management
Nachdem die fünf Prinzipien des Lean Management im Unternehmen verinnerlicht und angekommen sind, geht es an die Umsetzung. In der Lean Welt gibt es viele Methoden, also Werkzeuge. Drei der Wichtigsten werden im Folgenden erklärt: Hansei, der PDCA-Zyklus und die 5s Methode. Wenn du noch mehr Lean Methoden kennenlernen willst, sieh dir z.B. auch an welche Denkweisen sich hinter den Begriffen Gemba , ShuHaRi oder Poka Yoke verbirgt.
- Hansei bedeuted soviel wie Selbstreflektion. Das Sprichwort “Selbsterkenntnis ist der erste Schritt zur Besserung” zeigt, dass uns auch im Deutschen der Ansatz hinter der Hansei Philosophie nicht ganz fremd ist. Es geht hier darum, dass nur die Fähigkeit sein eigenes Handeln reflektiert zu betrachen ermöglicht Fehler zu erkennen und Verbesserungen einzuleiten. Hansei ist tatsächlich weniger ein konkretes Tool als ein Soft Skill der im Lean Unternehmen vor allem von der Führungsetage vorgelebt werden sollte.
- Der Grundgedanke hinter dem Begriff PDCA-Zyklus ist die Idee, dass im Unternehmen am besten nach dem Prinzip “Plan… Do… Check… Act..” gehandelt werden sollte. Diese Methode ist deshalb Teil des Lean Denkens, weil Sie Stillstand verhindert und bei jedem Durchgang Fehler behoben und neues gelernt wird. So werden auf Dauer Prozesse immer mehr verfeinert und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess sowie das Streben nach Perfektion, “Kaizen” ermöglicht.
- Bei der 5S-Methode geht es darum das Arbeitsumfeld so organisiert und aufgeräumt zu gestalten, dass auch hier keine Verschwendung entsteht. Wir wissen alle, wie beispielsweise ein unordentlicher Schreibtisch unnötige Zeitaufwände oder andere Probleme verursachen kann. Die 5 Schritte der Methode sind dabei definiert durch die Prozessschritte 1. Sortieren, 2. Systematisieren, 3. Säubern, 4. Standardisieren und 5. Selbstdisziplin. Diese Methode lenkt den Fokus auf die wertschöpfenden Prozesse und minimiert so Verschwendung.
Woran kann Lean Management scheitern?
Nicht bei allen Unternehmen klappt es auf Anhieb mit der Implementierung der Lean Philosophie. Ein Stolperstein auf dem Weg zum Lean Unternehmen ist beispielsweise, wenn die Methoden nur in einer Abteilung, meistens der Produktion oder der Logistik, eigenverantwortlich eingeführt werden. Solange nicht alle Bereiche im Unternehmen Lean Denken bleibt der Ansatz verbesserungswürdig.
Ein weiteres Missverständnis kommt oft auf, wenn flache Hierarchien mit ausgedünnten Führungsetagen gleichgesetzt werden. Nur möglichst wenige Führungskräfte im Unternehmen zu halten hat zu große Führungsspannen zur Folge. Wenn dann das Management mit der hohen Mitarbeiterzahl überlastet ist, können im Unternehmen kaum Änderungen umgesetzt werden.
Wichtig ist es außerdem das Lean Management nicht nur auf die Methoden zu beschränken. Erst wenn vor allem die 5 Prinzipien im gesamten Unternehmen, also über die Grenzen von Unternehmensbereichen hinaus verinnerlicht und in Arbeitsprozessen gelebt werden, werden sich Erfolge einstellen. Man kann anhand noch so vieler Methoden beispielsweise einen Prozess, der nicht zur Wertschöpfung beiträgt, endlos und immer wieder optimieren. Zum erfolgreichen Lean Management wird das allerdings nicht verhelfen, da weder Unternehmen noch Kunde am Ende von dem Prozess profitieren.
Lean Denken kann sich nur dann langfristig im Unternehmen etablieren, wenn es von Anfang an nicht nur als zeitlich begrenztes Projekt, sondern als der neue Normalfall vorgestellt wird. Es braucht hierfür Führungspersonen und Lean Experten, die sich mit den Methoden auskennen, die Prinzipien vorleben und vor Ort an der Einführung der neuen Strategie beteiligt sind. Langfristig klappt es mit Lean Management dann nur, wenn sich über das Management hinaus auch die Mitarbeiter mitreißen lassen.
Zusammengefasst
Lean Management bedeutet, das Unternehmen so zu verschlanken, dass nur noch wertschöpfende Prozesse stattfinden und Verschwendung minimiert wird. Die Lean Philosophie wird heute in allen möglichen Branchen und weltweit erfolgreich angewendet. Um Lean auch in deinem Unternehmen zu etablieren, solltest du und dein Team nicht nur die Methoden, sondern vor allem die 5 Prinzipien verinnerlichen.
Erfolgreiches Lean Management wird von Führungsfiguren vorgelebt und dann vom ganzen Team angenommen. Die Lean Idee garantiert, dass dein Unternehmen kundenorientiert denkt und nur solche Prozesse und Produkte auf den Markt bringt, die bei Kund:innen einen Mehrwert schaffen.
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